Gestores bibliográficos: funcionamiento, ventajas e inconvenientes

¡Hola chi@s!

En esta nueva entrada hablaremos de los gestores bibliográficos, que son programas que permiten recopilar, almacenar, organizar y gestionar referencias bibliográficas desde distintas fuentes de información (Martín, 2019).

Así, existen diferentes tipo de gestores (López, 2014), los cuales abordaremos de manera general:

- Gestores de referencia clásicos o de escritorio: son instalados previamente y almacenan información en el ordenador.

- Gestores en el entorno web: almacenan la información en una base de datos.

- Gestores de referencias sociales: comparten y descubren información bibliográfica.

- Gestores de referencias bajo licencia: requieren una suscripción al producto.

A continuación, hablaremos de algunos de ellos:

En primer lugar, Mendeley es un gestor bibliográfico de escritorio y de entorno web que se sincroniza. En cuanto a su utilidad, nos permite importar documentos tanto desde el ordenador como desde la web, crear carpetas con las diferentes referencias y guardar los PDFs de cada una de ellas, compartir con otros investigadores tanto los documentos como las carpetas, crear un grupo para trabajar de manera colaborativa y elaborar referencias bibliográficas en el formato que seleccionemos. Asimismo, Mendeley nos permite buscar documentos en su propio catálogo.

Imagen 1. Logotipo de Mendeley. Extraía de Wikipedia.

Como vemos, Mendeley tiene gran utilidad para gestionar la información. Por ello, podemos destacar las siguientes ventajas: es de fácil acceso y gratuito, sincroniza Mendeley Web con Mendeley escritorio, puede usarse como red social con otros investigadores, permite crear grupos de trabajo y compartir referencias, tiene su propio catálogo de búsqueda y crea citas en diferentes estilos y todo tipo de fuentes (Martín, 2019).

Sin embargo, bajo nuestra experiencia usando dicho gestor, podemos encontrar algunas desventajas: en ocasiones no cita correctamente, a algunas personas les da problemas para instalar la extensión de Word y se necesita una conexión constante a internet, ya que sin una conexión ininterrumpida tendremos problemas para sincronizar Mendeley Web con Mendeley escritorio.

Imagen 2. Logotipo de Zotero. Extraída de UCM Eventos.

En segundo lugar, el gestor bibliográfico Zotero es "un software que permite almacenar información bibliográfica de libros, artículos de revistas, páginas Web y notas. Disponible tanto para Firefox como para Chrome, Safari y Opera" (López, 2014, p. 55). Entre sus ventajas, de acuerdo a Cabot et al. (2017), podemos destacar: es un software libre, de acceso abierto y gratuito, lo que hace que sea comúnmente usado entre investigadores, profesores y estudiantes; se actualiza de manera continua; se encuentra disponible en más de 30 idiomas y permite recuperar metadatos desde PDFs. Además, posibilita la instalación de "plugins" desde Firefox, es multiplataforma, importa datos directamente desde las páginas web visitadas, exporta datos a diversos formatos y puede instalarse en Windows, Mac o Linux (Moreno, 2013, citado en Cabot et al., 2017).

No obstante, en nuestra opinión, esta aplicación tiene algunas desventajas, como, por ejemplo, que obliga a trabajar con programas que algunos escritores ya no utilizan (Word u OpenOffice) o que no siempre cita y referencia correctamente, de manera que cada vez que citemos y referenciemos, aunque lo hagamos con Zotero, debemos revisar que no falten datos y que se ajusten a las normas de citación. Esto último suele ocurrir porque, en ocasiones, al guardar un documento en la biblioteca de la aplicación, sus datos no se insertan correctamente, lo que causa problemas a la hora de citar y referenciar ese documento.

Imagen 3. Logotipo de Trello. Extraída de Wikipedia

Finalmente, de acuerdo con Escobar (2021) o Kaur (2018), Trello es una aplicación web de carácter gratuito (aunque también tiene una versión de pago), basado en el sistema Kanban, que permite gestionar proyectos personales, en equipo o con personas que se encuentren en cualquier otra parte del mundo a través de diversas opciones. De este modo, ofrece la posibilidad de compartir listas de tareas online, por medio de tarjetas, listas o tableros que pueden ser visualizados desde todos aquellos dispositivos que cuenten con conexión a internet, lo cual nos permite trabajar de forma organizada y colaborativa, pudiendo comprobar en todo momento qué tareas están en proceso y quién se está encargando de realizar estas últimas.

A su vez, al igual que el resto de gestores bibliográficos, esta herramienta digital cuenta con una serie de ventajas e inconvenientes sobre los que nos centremos a continuación. Entre sus ventajas, según Johnson (2017) y Falconi y Ronconi (2017), podemos encontrar las siguientes: facilidad de comunicación entre las personas que realizan los proyectos, posibilidad de ver qué tareas tiene asignadas cada sujeto, así como cuáles quedan pendientes, cuáles se están desarrollando y la oportunidad de comprobar cuánto tiempo tardaron en llevarlas a cabo. Igualmente, para hacer uso de este gestor no es necesario instalar ningún tipo de software en nuestro ordenador, sino que tan solo se requiere conexión a internet para acceder a este. Por último, otra de las ventajas más importantes de esta herramienta es la flexibilidad que ofrece a la hora de crear múltiples grupos de tareas, así como para añadir y ordenar las tarjetas o tableros según nuestras preferencias.

Respecto a las desventajas, las mayores limitaciones del gestor bibliográfico Trello son que, sobre todo para desarrollar proyectos grandes, no incluye una opción sencilla para marcar las tareas como completas (Johnson, 2017). Así pues, a ello hemos de sumar la imposibilidad de vincular esta herramienta digital con las redes sociales o de importar o exportar archivos en cualquier formato. Además, tampoco permite diferenciar los diversos puestos de trabajo por medio de etiquetas y control de permisos (Muñoz, 2022).

Referencias:

Cabot, D. et al. (2017). Gestores bibliográficos: Guía básica para el trabajo con Zotero. Monografía. Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos”. Disponible en: https://www.researchgate.net/publication/345815599_GESTORES_BIBLIOGRAFICOS_GUIA_BASICA_PARA_EL_TRABAJO_CON_ZOTERO

Falcone, F. y Ronconi, L. (2017). ALGOLIPSE: un visualizador de algoritmos y estructuras de datos para Eclipse [Trabajo Fin de Grado, Universidad Nacional de La Plata]. Repositorio Institucional de la UNLP. http://sedici.unlp.edu.ar/handle/10915/59663

Johnson, H. A. (2017). Trello. J Med Libr Assoc. Journal of the Medical Library Association, 105(2), 209–11.  https://doi.org/10.5195/jmla.2017.49

Kaur, A. (2018). App Review: Trello. Journal of Hospital Librarianship, 18(1), 95 101. http://dx.doi.org/10.1080/15323269.2018.1400840

López, M. (2014). Análisis comparativo de los gestores bibliográficos sociales Zotero, Docear y Mendeley: características y prestaciones. Cuadernos de gestión de Información, 4, 51-79. Disponible en: https://revistas.um.es/gesinfo/article/view/219511

Martín, H. (2019). Mendeley: Guía básica de uso. Universidad de Salamanca. Disponible en: http://bibmed.usal.es/Mendeley_guia_basica_2019.pdf

Muñoz, C. M. (2022). Implementación de un sistema de información para el grupo de divulgación científica del Instituto Andaluz Interuniversitario en Data Science and Computational Intelligence [Trabajo Fin de Grado, Universidad de Granada]. Repositorio Facultad de Comunicación y Documentación. https://fcd.ugr.es/docencia/trabajo-fin-grado/repositorio/2021-2022/implementacion-un-sistema-informacion-el-grupo